Ako sa pripraviť na kontrolu verejného obstarávania?
Príspevok nadväzuje na osobitné právne predpisy – najmä zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov či zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Príspevok je venovaný častým kontrolným otázkam vonkajšej kontroly (Najvyšší kontrolný úrad Slovenskej republiky, Úrad vládneho auditu či výkon kontroly Úradom pre verejné obstarávanie). V prostredí kontrolovaných subjektov (povinných osôb) sa pravidelne vyskytujú otázky k procesu verejného obstarávania, k definovaniu internej smernice alebo plánu verejného obstarávania.
Zhotovenie plánu verejného obstarávania
Zhotovenie plánu verejného obstarávania, zadefinovanie potrieb, ktorých získanie je potrebné v nadchádzajúcom období na zabezpečenie plnenia úloh a plynulého chodu organizácie verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa, býva súčasťou prípravnej fázy verejného obstarávania a je dôležité́ z hľadiska výberu najvhodnejšieho postupu zadávania konkrétnej zákazky.
Upozornenie
Úrad pre verejné obstarávanie uvádza, že zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej v príspevku len zákon o verejnom obstarávaní) neupravuje povinnosť vyhotoviť plán verejného obstarávania, napriek tomu však jeho vypracovanie verejným obstarávateľom, obstarávateľom a osobám podľa ustanovenia § 8 zákona o verejnom obstarávaní odporúča.
Úrad pre verejné obstarávanie sa v zmysle uvedeného zaoberá plánovaním verejného obstarávania najmä v prípade, ak zistí, že v jej dôsledku došlo k vybratiu nevhodného alebo nesprávneho postupu podľa zákona o verejnom obstarávaní.
Rovnako sa zaoberá prípadom, ak porušenia v danom procese sú spôsobené práve zanedbaním povinností verejného obstarávateľa, obstarávateľa zákona o verejnom obstarávaní pri príprave a plánovaní verejného obstarávania.
V prípade, ak má za to, že došlo k takémuto porušeniu, zaoberá sa okrem povinnosti verejného obstarávateľa, obstarávateľa podľa zákona o verejnom obstarávaní konať s odbornou starostlivosťou aj tým, čo ho spôsobilo.
Základnou tézou na vykonanie plánovania verejného obstarávania je ustanovenie § 10 ods. 3 druhá veta zákona o verejnom obstarávaní, v zmysle ktorej sú verejní obstarávatelia a obstarávatelia povinní prijať potrebné opatrenia na zabezpečenie primeraného a včasného plnenia svojich úloh, ktoré im vyplývajú z osobitných predpisov, a ktoré sú zároveň v súlade s pravidlami verejného obstarávania.
Je potrebné dodať, že plán verejného obstarávania sa vyhotoví spravidla na daný rozpočtový rok a overí sa v jeho realizačnej fáze (k času jeho dokončenia) základnou finančnou kontrolou. Ako vhodné vyjadrenie odporúčame uviesť „je možné/nie je možné pokračovať“ v danej finančnej operácii, resp. „je možné/nie je možné vykonať“ danú finančnú operáciu (t. j. plán verejného obstarávania).
Overenie základnou finančnou kontrolou vždy vykoná vecne zodpovedný zamestnanec (zamestnanec zodpovedný za verejné obstarávanie v subjekte verejnej správy) a jeho vedúci zamestnanec či štatutár a uvedené overuje z rozpočtového pohľadu (krytia rozpočtom) i ekonóm alebo rozpočtár.
Časté kontrolné otázky oprávnenej osoby (kontrolného orgánu) pri výkone kontroly verejného obstarávania:
- Má povinná osoba (kontrolovaný subjekt) zrealizovaný plán verejného obstarávania?
- Je súčasťou tohto plánu aj oblasť zákaziek s nízkou hodnotou?
- Má povinná osoba spracovanú internú smernicu k verejnému obstarávaniu?
- Stanovuje teda aj interná smernica povinnosť mať plán verejného obstarávania?
- Je plán verejného obstarávania overený základnou finančnou kontrolou?
- Čo iné stanovuje nad rámec zákona o verejnom obstarávaní interná smernica?
- Je smernica o verejnom obstarávaní aktuálna?
- Sú aktualizované i finančné limity obstarávania?
- Sú zákazky s nízkou hodnotou realizované podľa § 117 zákona o verejnom obstarávaní v nadväznosti na ustanovenie § 5 zákona o verejnom obstarávaní a tiež ustanovenia § 19 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov?
- Ako boli stanovené predpokladané hodnoty zákaziek?
- Boli ich sumy správne určené ako sumy bez DPH?
- Boli tieto sumy zákaziek do limitu, ako stanovuje § 5 zákona o verejnom obstarávaní?
- Boli len zákazky s nízkou hodnotou alebo aj podlimitné zákazky?
- Kde sú evidované?
- Koľko bolo za kontrolované obdobie zrealizovaných a obstaraných zákaziek?
- Boli v subjekte verejnej správy (u povinnej osoby) realizované aj podlimitné zákazky?
- Sumy boli správne určené?
- Sú zmluvy dotýkajúce sa verejného obstarávania riadne zverejnené na webovom sídle povinnej osoby?
- Ak boli zmluvy dodatkované, sú tiež zverejnené?
- Mohli byť dodatky k zmluvám? Nemá byť realizované nové verejné obstarávanie?
- Neopakuje sa rovnaký dodávateľ na dodanie služby alebo tovaru, majetku?
- Aké boli prílohy k zmluvám?
- Bola zmluva ohraničená do vyčerpania finančného limitu alebo do časového limitu?
- Nemohlo sa niečo obstarávať naraz a ušetriť?
Autor článku: Dr. Jozef Sýkora, MBA
Viete, ako stanoviť predpokladanú hodnotu zásielky a ako správne opísať predmet zákazky? Viac o samostatnom obstarávaní potravín školskou jedálňou sa dočítate v najnovšom čísle časopisu Zriaďovateľ.
